水灾中的方舟·豫晴平台和900名志愿者
一.企业简介
需求团队：卓明是致力于解决灾害救援中信息不对称问题的公益机构，从 2010 年建立以来，参与到了国内外 100 余次的重大突发自然灾害响应的事件当中，与大量民间救灾组织建立了行动伙伴关系，可以直接对接到救援队或者是基金会，更好地为一线受灾群众服务。
开发团队：益心宜译是面向公益机构提供细分领域专业服务的新锐机构，团队由资深公益人和数据专家组成，致力于通过精细分工和数据驱动，为公益机构定制高性价比的项目和筹资场景解决方案。益心宜译在公益项目数字化管理方面有成熟产品开发模式和丰富的运营经验，擅长和公益机构一同梳理产品需求，并依托简道云进行快速的定制开发并支持平台运营。
二.事务背景
7月20日河南发生特大水灾，卓明立即启动一级响应，开始救援和救助工作。救援工作是通过搭建紧急救助平台实现救援队与需求方的快速对接，最大程度减少灾害带来的直接生命损失。救助工作则侧重于在基础设施未修复、基本市场秩序未恢复、受灾群众不能自给自足的时候，在混乱中尽可能收集到全面而准确的灾民需求信息，为灾后生活秩序恢复及重建工作（即提供物资和服务等）创造条件。需注意的是，不同口径、渠道所收集到的需求信息可能因为过时或失实，使救助指挥者和决策者产生误判。
痛点：
1、需求难收集：灾民在混乱中难以由自己向可靠的渠道，传递完整、准确的需求信息。而救助工作一定要依托基层行政体系完成，由灾民个人发出的需求信息难以被有效响应。
2、数据难对齐：各类需求信息的格式不统一，物资名称、单位等等都存在很大的模糊性，无法聚合处理。
3、安全有风险：通过Excel或云文档收集信息的时候，无法精准分配使用者权限，有信息泄露或被破坏的风险。
4、数据难管理：各种渠道的二手转发信息存在大量过时或失实的情况，需要大量志愿者核对，但志愿者流动性和背景差异都很大，任何使用门槛都会造成人员流失。
5、数据难使用：现有方法记录各类需求变更的过程中，只能简单记录结果，无法记录并分析过程数据，也无法进行实时统计分析。由于缺乏便捷获取及时、准确的信息的方法，很可能导致救灾决策水平下降。
难点：
1、经费支出有限：绝大多数公益机构靠公众捐赠维持运营，但捐款热情更多在直接帮扶，而非提高项目效率，导致公益机构在进行数字化升级的时候付费能力有限。
2、团队缺乏经验：绝大多数公益机构人员紧张，缺少专业信息化团队，在数字化平台的开发和运营上都缺少经验。
3、公益行业特殊：公益场景的很多逻辑和商业差别很大，已有商业经验难以直接套用，绝大多数提供信息化服务的专业团队不了解公益场景，在需求梳理过程中需要花费大量时间达成共识，难以应对紧急需求。
必要性：
水灾已经发生，救助工作刻不容缓，有效的信息化平台可以极大提高相关工作的效率，提高群众灾后生活质量，减少社会救助资源的浪费。
在这样的大背景下，卓明发现有一款因水灾而临时搭建起来的简道云应用，已经能回应很多关切，便与该应用的开发团队益心宜译沟通需求，快速梳理需求，重新搭建了“方舟·豫晴”平台。
三.解决方案
核心问题和解决方案：
“方舟·豫晴”解决的核心问题是救助需求的信息不对称，所有平台的功能设计和工作方法都因此而生。最核心包括记录最新信息并展示的的“安置点/村组需求信息”表，和记录更新信息的“更新-安置点/村组信息”表，更新表在填报的时候读取“安置点/村组需求信息”表里，某个具体安置点的最新需求信息，更新完成后再通过智能助手覆盖到原表上。针对需求表中的具体内容，为了方便信息收集，则延展出多个相关的子表单，极大程度上减少使用中的信息错漏。
3.1灾民需要什么？
1、灾民
（1）灾民在哪？
①安置点或社区/村，是能有效为灾民提供救助的最小单位，通过志愿者进行定时的“村村排”工作与安置点或社区/村沟通，是获得准确需求信息的最可靠方法。
②为了精准的为灾民提供支持，社区/村级行政单位信息必不可少，但是简道云系统里的行政单位只能到县。如果街道/乡镇和社区/村的信息不进行统一，就会给之后的救助工作带来巨大的隐患，为此卓明和益心宜译团队收集了最新的区划信息，将河南省全省50000多个行政村的信息都进行了整理，并批量导入到系统中。确保了信息的准确和统一。
③由于新建开发区等情况，有些行政区划信息和灾民常用的区划信息产生了不同，为此我们在标准区划信息的基础上，进行了一些补充，让志愿者和灾民沟通的过程中，可以更好的找到对应区划。
（2）人数和人群特征？
①不同的人群有不同的特征，如人数、户数、婴幼儿人数、儿童数、女性数、老人数、残障等有特殊需求人数等分类，有了具体数据才能推算出相对可靠的特殊物资需求量。
②上述信息在收集过程中存在困难，对接人也未必在沟通时刻就清楚。这时系统中存储估算的人群特征数据就可以应急。为此我们为根据人口统计学分布，为每种特征建立默认计算公式，有效降低志愿者的估算压力。在有可靠数据的情况下，也可以轻松进行替换。
（3）受灾情况怎么样？
①不同灾难有不同的描述关键内容，方舟·豫晴平台随因水灾需求而建设，但是也考虑到未来应对其他灾难时的复用性。为此我们建立了和灾害类型相对应的灾情描述表。这样在信息需求表中，通过子表单数据联动的方式，读取与灾情相关的灾情描述框架，方便志愿者和灾情一线对接人快速沟通，了解关键信息。
2、需求
（1）如何拆解灾民需求？
①不同类型的灾难、不同人群特征的灾民有不同的需求，基本可以按照营养与食物、用水卫生、住所安置、教育需求、医疗防疫还有特殊需求来进行分类，在此基础上，每一种需求类型又会对应多种不同类型的物品。相同物品的不同名称是数据分析的难题，在系统中进行规范必须的。
②我们通过构建灾害-物资表，将灾害和可能需要的物资对应起来。这样在收集需求信息的时候，就可以根据灾害类型读取相应物资的子表单，自动显示需求类型、物资名称、单位等信息，志愿者按顺序进行一一沟通即可，且能最大程度上保证物资需求的全面。
（2）如何估算需求数量？
①有了物资种类，下一步就是确定数量。由一线直接反馈当然可以，但是面对大量的需求，一线对接人不一定可以快速计算出实际需求量。所以在求助信息中，经常会出现“需要大量的水”之类的描述，根据这种描述没办法安排物资配给，也不能预估需求总量。
②为此，我们根据《环球计划手册》这样一个国际通用的人道主义响应的最低标准，在物资子表单中设定了人群响应系数和人群·天响应系数。比如按照标准每人每天配给4瓶500ml的瓶装水可以满足饮水需求，则水（500ml瓶装）的总人群响应系数为4，按照5天配给来算，总人群·天响应系数就是20。婴儿纸尿裤（片）的总人群响应系数为0，婴幼儿响应系数为5，按照5天配给来算，婴幼儿·天响应系数就是25。以此类推，我们为超过60种常见物资建立了分类、名称和面对不同特征人群的响应系数。这个系数会以不显示的形式和物资名称一起被读取到需求表中。
③在需求表中，人群特征的对应的具体数字再自动与物资表中的系数相乘，就得到了一组物资的理论需求量。这时候，志愿者需要一对一沟通的就是当地已经有了什么物资支持，把这些数字录入系统后，就可以自动得出该物资的实际需求量。这样即使沟通不顺畅、时间很紧张，系统也可以按照理论需求来计算物资需求量，误差在可接受的范围内。
（3）如何更新需求？
①传统的在线表格方法在记录需求时，只能看到最新数据，无法分析需求变化趋势。为此我们设计了更新-安置点/村组信息表，在这个表中，志愿者选择本小组负责的安置点后，相关内容会自动用最新的数据填满，同时引导志愿者就关键信息，如灾情变化、物资需求、安置人员等信息进行询问，并记录更新后信息。提交信息后，相关数据会作为一条更新信息存储，同时会通过智能助手覆盖到用于展示的安置点/村组信息的表单对应位置，方便整体需求展示页面可以读取到最新数据。
②传统的在线表格方法在记录需求时，无法快速发现是否有重复数据。我们为此在需求表中，根据新安置点/村组填写所在乡镇，自动展示同乡镇的安置点基本信息，避免因为名称不清楚等原因造成的重复。
3.2信息如何获取？
1、工作人员：
工作人员完成系统中的信息配置、志愿者账户分配、志愿者培训、权限设置、使用监测、数据分析、对外沟通等工作
2、志愿者：
完成村村排的具体沟通工作，定时间与各个安置点的对接人电话沟通，并在系统辅助下，完成每一次的需求调研、数据记录，并在遇到紧急需求的时候启动紧急响应。
3.3信息交给谁看？
1、救灾决策者：
为不同乡镇的救灾指挥部配置独立的需求分析表，并通过外链+密码的方式进行查看，救灾指挥的决策者可以多一重了解一线灾情的手段。
2、捐赠机构：
捐赠机构可以根据自身物质寻找最紧急的一线需求，并通过工作群与一线安置点或村组实现联系，方便捐赠物资的快速对接。
3、管理者：
了解志愿者工作情况，如志愿者工作时间分布、志愿者的流动、每个安置点的信息更新情况等
4、紧急需求：
在村村排过程中，如果出现紧急需求信息，则志愿者可以单独打开紧急需求表单，勾选响应的安置点/村组，并补充一些关键信息后，系统自动生成可方便微信群转发的标准信息。
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【安置点/村组编号】安置点20210800815
【所在详细地址】河南省郑州市荥阳市xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
【信息要点】
缺少饮用水，村里没有超市
【安置人数】
50人
【需求物资】
瓶装饮用水,方便面,饮水纸杯,即食干粮
【核实情况】平台核实
【信息渠道】村村排
【求助时间】8月18日 17:00
【核实时间】8月18日 17:13
【本地联系人+手机号】xxx 132xxxxxxxxxx
【信息审核员】A10李若彤
请点击链接查看最新详细信息：
<本信息来自方舟·豫晴需求平台 FZhub.cn ，对接前请重新核实，我们也会每日更新>
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四.信息化建设成果
方舟 · 豫晴救灾需求平台提供安置点、村组、社区物资需求信息汇总，具有全景式、全覆盖、全品类、可计量、可追踪五大特性，所有数据实时更新，旨在为政府、社会组织、志愿者团队提供可靠、准确的援助指引。
4.1 成果总结
（1）建设成果
- 应用总数：1
- 表单总数及仪表盘总数：表单12个，仪表盘9个
- 简道云用户活跃数：志愿者+工作人员约900人
（2）整体价值
1、通过系统与500多个安置点/村组建立连接，并更新了近2000条的可靠、及时的需求信息，为河南720水灾后的救助工作提供了有力支持。
2、通过精准的仪表盘将数据准确传递给救灾指挥决策者和潜在捐赠者，激活了数据的价值。
3、让大规模志愿者实现远程状态下的有序协同，有效动员社会力量参与到救灾等公共事务中，注册机制和权限设置机制又可以让这种社会力量得到有效管控。
4.2 平台使用
卓明根据平台架构，重新调整了志愿者组织模式，并编写了面向志愿者的平台说明文档，用于规范工作流程、展示工作方法并提醒注意事项。
4.3 典型场景
（1）场景一：志愿者远程参与救灾
线上系统可以让志愿者的热情可以快速转化为实际工作。通过村村排的系统，志愿者可以在经过简单培训后，快速掌握基本的工作方法，组成工作小组完成相关工作。通过与一线安置点的远程沟通和代为填写提交的方式，完成一线需求、配给信息的采集和录入，确保系统内的数据可以在准确性和及时性上满足需求。
与安置点的沟通需要频繁进行、工作量极大，需要志愿者接力和协同才可以完成。系统为这种协同提供了可能，有超过900名志愿者在系统上进行协同作业，极大的提高了工作的有效性。而权限设置的差异，则让志愿者之间，可以通过分组等方式，完成信息的内部审核，让真实性更有保障。
（2）场景二：支持决策
通过安置点物资需求信息采集和优先级标注，系统数据可以为资助方提供物资分配的依据。结合安置点交通状况的记录，确保物资可以用最恰当的方式运输到最急需的地方，缓解一线受灾群众的燃眉之急。
在支持政府灾后重建的领域，系统以行政单位抓手，面向不同层级政府的需求，搭建独立仪表盘，让政府决策过程可以更加流畅。
（3）场景三：支持一线团队
在安置点的信息排查过程中，挖掘到的紧急信息会在录入系统的基础上，自动编辑成为一条可分享的文字信息，交送给一线队伍，使得紧急需求可以被优先响应。而被响应的紧急需求，则会更新系统内数据、停止相关推送，最大程度减少被误读并浪费救援资源的情况发生。
五.信息化建设总结
5.1负责人点评
数字化优化了灾害救助流程，降低了信息的沟通、更新和存储的成本，使得救灾过程更高效有序；让志愿者可以模块化处理任务，分工配合，分时工作，使其热情可以释放到最需要的地方。零代码不仅能降低救灾数字化应用的使用门槛，还可以让应用的调整速度跟上瞬息万变的实际需求变化。
5.2 经验心得
在把简道云实践到公益行业的过程中，益心宜译越来越肯定这种模式可以为公益行业的数字化带来突破，也由此诞生了如下的可行愿景：
1、适配独特管理流程
公益的逻辑有相通之处，但是各家的管理流程可能都会不太一样，大家也都会有自己的道理来支持，所以一定是用平台或者应用来支撑每家机构的独特管理流程和目标。
2、最简化平台操作
大量的公益伙伴服务对象会自己使用这个平台，或者协作的对象或者服务的对象。那么无论是志愿者还是一个弱势群体，他们在用平台的时候，在接受一个数字化的过程的时候，可能确实并没有那么快，所以一定要让平台的操作尽可能地简化。对于轻代码平台，特别好的一点就是不需要有什么 APP ，直接就能够在 PC 和移动的双平台使用。
3、有效监测执行
有了上述群体的使用，就可以通过平台可以对数据进行有效的监测，进而监测项目的执行过程。平台可以和运营的动作一起来保证数据的完整性、准确性、及时性，而收集到的数据能够在平台里面进行实时的数据分析，这个对于项目方来说是非常重要的一点。
4、对接信息公开、筹资、审计
被收集的项目信息可以按需处理和分析，节约信息公开、审计等过程的规整时间；系统可以自动导出公示、审计材料；支持专职审核员（可为外部团队）对平台收集到的信息进行素材分类、评级；
5、系统和项目相互促进
过去公益行业更多的是通过评估来去对项目的执行进行一个有效性的判断，但是评估成本比较高，又有一定的滞后性。通过数字化系统，公益机构可以更多从项目运营的角度和系统自动化的手段进行实时分析，极大地改善项目设计的模式，实现更好地迭代。而项目迭代之后也会要求平台或者我们的应用能够快速地跟进这些需求、快速地响应、快速的调整。
6、数据安全和保密
简道云的三级等保满足大多数公益机构的需求，而平台设定中，一定要能够按照权限来获取能够看到的信息，这样相对来讲对于数据安全是有一个比较好的保证。
7、成本可控
成本对于公益机构来说可能是不会绕开的一个问题，这里面的成本的不只是价格低，还要考虑沟通成本、开发成本、运营成本、维护成本等等之类的这些内容，得出一个公益机构可接受的综合成本。
编辑于 2021-10-21 15:18 | 
