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多人协同的项目中，往往会遇到信息沟通不及时，问题处理没有闭环等问题。问题台账应时而生，问题台账跟踪的目的是及时跟进问题，发现问题，记录问题，从而解决问题。
一、案例背景
明发集团有限公司（下称明发）创始于1994年，是一家以城市运营为核心，以商业地产、住宅地产、酒店经营、产业投资为全产业链支柱产业，并涉及工业、商贸等多项领域的大型现代企业集团。
数字化转型一直是近年来的热门话题，为加大数据体系建设，稳步推进数字化转型战略，运用数据推进全集团数字化建设，为业务发展提供创新动力。明发携手帆软软件进行核心系统的搭建。
随着项目开发的不断推进，双方人员需要进行系统台账的梳理。在梳理过程中，多方对接导致的信息沟通不及时、缺少流程管理等问题频发。在此背景下，明发携手数知鸟，打开了台账管理的新方式。
二、明发之前怎么做台账？
之前，明发与帆软项目开发人员通过「微信群聊」进行问题沟通，有时也会用到「在线文档」，这样的方式存在不少问题：
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三、明发如何使用数知鸟做台账？
part.1 统一管理平台，拉通双方人员
统一平台是拉通双方人员的第一步。
明发将数知鸟集成在帆软决策系统中，并将项目相关的双方人员拉进来。一是能够减少多系统并行带来的使用割裂；二是数知鸟的通讯录能够灵活配置，让双方人员都参与进来，并收到需求通知。
明发目前有3个系统项目在对接，在数知鸟上，明发创建了3个「空间」分管不同系统的需求，这样能够实现数据隔离、人员和信息的分开管理。
part.2 问题反馈快捷，形成闭环
数知鸟集成帆软决策系统后，问题反馈入口变得更快捷，用户在决策系统中即可快速反馈问题。
问题在平台统一留存，能够避免信息淹没在群聊中，明发进一步给问题设定了流程，让问题能够快速触达关键责任人。做到及时记录问题，明确责任人，问题可以追究，利于及时反哺项目计划。
另外，「看板」能够统计和分析需求，在需求进行的过程中，方便管理者对需求进行进度跟踪和复盘，快速发现「待超期」、「已超期」的问题。
part.3 在线文档，沟通记录透明
系统建设的过程中，双方沟通需求时常需要在线文档来记录和留存，均确认后，才会整理成纸质版并签字。
数知鸟的「文档」功能刚好对应这个场景，明发与帆软项目开发人员将沟通记录在数知鸟中记录和透明，相关人员在决策系统中能够快速找到文档。避免了文档工具不一，只能通过链接分享，容易被聊天记录淹没的问题。
这样，问题记录有依据，方便事后核实，同时，记录存档在一处，也更利于后续的维护工作。
四、实施成果与后续展望
明发通过数知鸟完成了系统问题台账的闭环管理，能够做到反馈问题快、处理有闭环、后期有追溯，各环节综合节省70%人力。
一方面数知鸟带来问题快捷的反馈入口和方式，能够提升用户问题反馈体验，让用户提需求方便，也更愿意提，进一步促进系统尽善尽美。
另一方面闭环的管理不会遗漏、忽略问题，追溯方便，减少复盘时整合信息的人力。越是在需求多的时候，越能够感受系统管理的好处。
后续，还希望能够将数知鸟的指标管理运用起来，随着系统的不断推广开，报表数量的越来越多，就会更需要指标收口和指标展示，以实现报表界面的快速解读。
在当今多元化的发展前提下，企业数字化转型是必经之路，明发通过与帆软合作项目，打造能够集中体现企业活动状况的、全局的、直观的、可视化的核心系统。通过数知鸟打造问题台账管理闭环，进一步提升系统运维效率。二者结合支撑管理体系的建设和运作，强化企业数据化运营。未来，也将继续携手帆软，拥抱数字时代。
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