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企业简介
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星马科技设在液晶产业密集的广东广州致力于智慧校园系列，电子班牌、可视话机、人脸识别一体机、人脸门禁机、触摸一体机、广告机、工控机等多媒体信息发布系统与终端产品以及主要部件的研发、制造和销售，产品丰富技术最可靠、方案最全面的企业公司已通过IS09001、IS014001、3C认证为国家高新技术企业和技创新小巨人企业证书等,公司成立于2014年，为了更好地开拓海外市场，同时建立了星马马来西亚办事处，投资成立了自己的五金外壳厂，电容触摸屏厂，生产组装厂，在这个飞速发展的时代，星马以质量第一，用户至上，优质的服务迅速发展。公司内设采购部、财务部、策划部、销售部，产品研发部，售后部和生产车间，籍由多年同行业从业经验的骨干。产品广泛应用于教育机构，广告,餐饮,酒店,商场,服饰,医疗,银行,通讯、政府品牌4S店等各个行业领域。学校文化宣传、班级宣传展示、教学交互，银行等金融机构营业点内进行业务查询、服务推广，电信营业厅内业务查询业务推广，政府机关单位公共信息发布，购物中心导购、广告推广，公司介绍、产品展示，
汽车4S店展示家具和艺术品店。
公司以产品研发为导向，不断创新，产品获得了多个发明专利和数十个实用新型专利，并且产品通过了3C认证、节能认证、CE、ROHS、FCC等数十个国内外产品认证，同时也赢得了海内外众多客户的认可和信赖，为多个知名品牌提供OEM/ODM代工服务，产品质量获得了市场的高度认可。
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1 业务需求/挑战（面临的挑战/痛点/问题，或由此带来的应用需求）
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数字化转型和信息化建设均是企业发展的核心驱动力。企业借助数字技术，可以对业务模式和流程进行根本性的改造，进而提高效率、降低成本、增强竞争力，在市场竞争中占据更有利的地位。这一转变会涉及企业的业务模式、客户体验、内部流程和运营方式的全面革新。
在此背景下，随着全社会的数字化转型不断加速，我司进一步认识到数字化转型不仅是技术的更新换代，更是企业业务和文化的深刻转型。但随着企业的不断发展与壮大，原先使用的系统无法精准匹配业务的多样性需求，使用纸质表单记录日常数据，出现以下难点：
1.系统匹配度不足：
原有系统无法适应业务增长带来的多样化需求，导致业务流程和数据处理无法高效进行。
2.信息孤岛问题：
使用纸质表单记录数据，会导致不同部门或团队之间的信息无法有效共享，形成信息孤岛，影响决策的准确性和时效性。长此以往，在实际工作环境中，经常出现跨部门沟通难、纸质签批时效长、人力成本居高不下的情况，不利于公司长期发展。
3.数据准确性问题：
纸质记录方式容易出错，数据收集和报告的准确性难以保证，进而影响业务决策和运营效率。
4.业务流程复杂：
业务流程复杂，处理时间长，导致响应市场变化的速度减慢，影响客户满意度和企业竞争力。
5.资源分配不优：
由于缺乏有效的数据支持和流程管理，资源分配不够合理，造成资源浪费或不足，影响企业的整体运营效率。
为了进一步提高公司内部运转效率、精细化管理，优化资源分配，公司决定通过简道云搭建应用来把控潜在的数据风险。
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2 解决方案（业务和管理挑战下，搭建简道云应用平台的思路、方法、架构、过程等）
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为了解决以上业务的数据化需求，公司决定组建技术小组使用简道云搭建公司的数字化系统。小组一边着手了解学习简道云平台，一边采集公司内部的各个部门对系统的数字化需求。最终，针对不同职能、不同业务应用场景进行了设计规划，先后通过基础数据表单（包括新增BOM、新增物料、新增供应商、新增客户等）搭建基础信息，然后依次扩展了销售管理、生产管理、仓库管理、采购管理、财务管理、品质管理等功能，通过11个聚合表、22个智能助手21个数据流帮助各职能部门有效实现数字化管理业务。
经过一年多的简道云平台应用，公司部门间的协作效率显著提高，业绩实现了显著增长，从6000万元直线提升至8000万元，增长了约33%。同时，公司在人力成本上也实现了显著节约，减少了10名员工，节省成本约90万元。
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3典型应用场景
3.1 场景一：售后设备反馈处理
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1、痛点难点
由于缺少信息化、数字化的设备反馈工具，只能采用业务助理手工Excel表格记录的方式来进行信息统计，不仅耗时长，设备维修状态也难记录。
2、解决方案
为了第一时间追溯到售后设备的返厂，我司使用简道云搭建了售后管理应用。取代了原先业务助理手工Excel表格记录的方式。
(1) 售后信息自助登记
使用流程表单，并开启表单公开填写链接，通过外链二维码与微信增强功能使客户完成了自助登记。
(2) 设备维修状态自动更新
通过售后登记流程表单使维修员、质检员、仓库同步了解设备状态，并使用大屏显示售后机维修进度，对每一台售后机的进度均做到实时追踪。
(3) 维修报表自动生成
利用标准流程使售后设备的流转规范，确保不会出现““找不到维修员”“无法确定故障原因”“维修明细无法确定”等问题，让维修业务标准化，提高业务开展效率。通过仪表盘，对维修完成情况进行实时展示，分析各个维修机故障的原因，为后续优化产品质量、提高产品工艺等工作提供数据依据。
- 场景价值
借助简道云搭建售后管理应用，彻底解决了我司以往信息难统计、设备维修状态难记录等难题，做到了第一时间获取售后机登记的信息，获得客户一致好评。
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3.2 场景二：订单管理
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1、痛点难点
旧金蝶系统下单流程不满足多样化的销售订单需求，当订单内容变更时，容易造成删除重下的冗余操作，审批效率耗时长，责任分配不清晰。
2、解决方案
为了提升销售订单审批和变更效率，我司使用简道云搭建了销售订单管理应用，升级了订单审批流程。
(1)订单实时提交及时审批
使用简道云系统的表单功能进行订单填写审批，我司对不同的销售订单要求设计标准化的表单，表单内设置单选、成员单选、下拉框、数字等不同字段，由业助按照表单填写订单详情。通过移动设备访问，使得销售团队和管理层可以在任何地点进行订单管理和审批。
 
(2)订单需求变更灵活改动内容
当订单内容需要变更时，数据日志可以记录变更历史，便于追踪和审计，避免重复操作。通过有效的订单变更管理，减少错误和遗漏，提高客户满意度，同时确保业务流程的合规性和透明度。
(3)审批流程形成管理闭环
结合我司销售情况，使用自定义的流程把控订单的审核，确保不会有“找不到审核负责人”“审核流程不清晰”等问题出现，并且确保从订单接收到最终交付的整个流程每个环节都能够有效地连接起来，形成一个连续的、可追踪的、可改进的系统。
3、场景价值
自系统运行以来，业助不需要再打印纸质单据往返于各部门之间沟通协调，工作效率提升了70%，可以自动化订单处理流程，减少人工操作，从而提高订单处理的速度和效率。同时，系统的使用降低了人为管理成本，减少了纸质文件、电话等管理费用，为公司节约了成本，实现了提质降本增效的目标。
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3.3 场景三：物料进销存管理
- 痛点难点
仓管人员日常使用纸质单据进行仓库数据管理，纸质文档的创建、存储、检索和共享过程通常比电子化管理更为耗时和繁琐，而且容易出错。纸质信息难以快速共享给相关人员，影响团队协作和信息流通。
2、解决方案
在公司原有物料管理逻辑基础之上，针对物料纸质化管理出现的问题，采用流程表单、数据流、聚合表等方式整合数据，确保物料的存储计算和库存预警，同时最小化库存成本和避免生产中断。
(1)请购申请协同采购
通过简道云系统使用流程表单，实现了请购采购线上化。将请购物料申请、采购物料申请、采购计划审批、物料验收入库等流程标准化，使得采购流程和数据清晰化，减少采购风险、提高工作效率。
(2)物料外购入库
通过数据关联将采购表单信息关联到外购入库表单，经过仓管审批、品质检测最终将物料存入对应仓库位置。有效的物料入库管理系统可以提高库存的准确性，可以有效地提升物料入库管理的效率和准确性，减少人为错误，提高整体的供应链管理水平。
(3)采购不良品管理
基于采购流程中的数据，建立了对应的采购供应商不良品统计仪表盘，对采购合作过的物料供应商进行记录和不良品评估，从而对合作企业所供应的物料品质进行把控。在后期采购计划中，可以结合以往数据对供应商做出合理的筛选，有效控制采购风险、提升合作质量。
3、场景价值
之前经常出现物料入出库数据没有及时上传系统的操作，导致物料库存数更新不及时出现误差，现在仓管员使用简道云系统实时填写物料出入库信息，可使物料入库快速完成审批。在保证数据准确及时的前提下，高层领导也可以随时查看系统数据，物料库存数不需要等待仓管统计，可通过系统实时监控数据变化。
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3.4 场景四：生产计划质量管理
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1、痛点难点
生产车间每天都会安排大量的生产计划，久而久之计划档案堆积如山，一旦发生质量问题，往往很难确定问题出现的原因，想追溯某个生产计划的具体情况，数据查询极度不便。还存在产量无法实时统计、计划不能跟踪进度等等一系列问题。
2、解决方案
为了确保订单能够按照既定的质量标准顺利进行，使用简道云创建生产计划模板，明确生产任务和时间表、建立质量检验流程，记录检验结果，及时发现质量问题。收集生产过程中的数据生成生产报表，分析生产效率和质量，以不断完善产线。
(1)生产计划标准推进
通过简道云使用数据工厂对生产计划流程进行统计，使得PMC根据库存和物料实际情况进行计划安排。
(2)生产质量数据跟进记录
通过简道云中创建用于收集质量数据的电子表单，利用数据流和仪表盘功能，将复杂的数据以直观的方式展示。定期生成质量报表，包括缺陷率、返工率、合格率等关键指标，可以确保生产质量数据的准确性和及时性。
3、场景价值
构建生产计划质量数字化管理场景后，把生产计划的基本信息、质检记录、完成情况汇总在一个仪表盘中，对计划从生产至完成的全过程进行记录。之前产品的不良情况只能人工使用Excel表格进行计算，现在通过简道云系统实现了资料完整性提升至100%，数据可查询跟踪性提升100%。
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3.5 场景五：财务管理
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1、痛点难点
旧的金蝶系统数据关联复杂、表单流程繁多，不切合公司业务发展，缺乏有效的内部控制可能导致财务舞弊、错误和资产流失。当下迫切需要更贴合财务需求的数字化系统，用来清晰资金的使用、监管、制定合理的预算并确保预算的执行。
2、解决方案
我司通过简道云搭建了财务管理平台，将订单回款申请审批、订单回款方式确认、发票申报、采购对账审批等，整个涉及多个部门的流程实现了线上化。财务管理平台打通传统信息壁垒，使审批流程在清晰明了的状态下顺畅运行，跟踪各项成本，分析成本结构，从而进一步优化成本计算。关于涉及到资金的筹集、使用和管理，以及对企业财务状况的监控和分析，优化资金使用效率、降低风险，并确保合规性。
3、场景价值
自系统运行以来，财务不需要再手动计算每个销售单的产品成本，只需通过仪表盘根据单号进行成本查询即可获得详细数据。通过仪表盘，高层管理可以即时直观的查看各类财务报表数据，提高财务透明度，确保所有利益相关者能够获得准确和及时的财务信息。
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3.6 场景六：物料追溯管理
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1、痛点难点
在未引入简道云平台之前，公司在物料管理上存在一定的局限性，物料的唯一性追溯困难，这在售后问题发生时尤为明显，由于无法准确追踪物料批次，导致难以与供应商协商制定有效的处理方案，同批次物料的潜在风险也难以控制。（如下图所示，物料上无任何标识，当发生售后情况时无法确定物料具体批次）
 
2、解决方案
简道云平台的引入彻底改变了这一局面。我们利用平台的扫码功能，创新性地制定了一套物料唯一编码规则，即采购单号+物料编码+流水号，如下图所示：
   
在生产流程中，通过扫码登记物料信息，通过数据联动和公式编辑功能获取对应字段信息，实现了销售订单、采购订单与物料编码的全面追溯，极大地提高了物料管理的透明度和准确性。
 
3、场景价值
简道云平台的应用不仅有效预防了潜在的售后问题，还显著提升了产品质量，得到了大客户审厂时的高度评价；并且优化了我们的物料管理流程，还增强了公司对产品质量的控制能力，为公司赢得了市场的信任和客户的认可。
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3.7 场景七：短信提醒供应商交期
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1. 痛点难点
我司面临的主要挑战在于定制化触控一体机订单的高需求，这导致采购部门在采购特殊五金型材物料、电子物料时面临巨大压力。由于供应商订单交期管理主要依赖于采购人力记忆，公司采购部门经常在旺季期间遇到物料供应不及时的问题，这严重影响了订单的按时交付。
2. 解决方案
为了有效解决这一问题，我们引入了简道云平台的“腾讯云短信插件”功能。通过设置采购订单中的交期字段，智能助手能够在预定时间自动向供应商发送短信提醒。这一措施显著提高了订单交付的效率，大幅度缓解了采购部门的压力，确保了物料能够及时到达工厂，从而保障了订单的顺利交付。 
 
3.场景价值
通过自动化的短信提醒功能，确保了供应商能够及时收到订单交期的提醒，从而提高了整个供应链的响应速度和效率。自动化提醒减少了对人力记忆的依赖，降低了因人为疏忽导致的错误和延误，提升了物料管理的可靠性。物料供应的及时性直接影响订单的交付，自动化提醒功能显著提高了订单的按时交付率，增强了客户满意度。通过减少物料供应的延误和提高订单交付率，公司能够实现更高的经济效益，增加利润。
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4 总结与展望
4.1 项目成果与企业变化
自2023年采用简道云平台以来，星马科技在多个层面实现了显著的改进和提升。通过数字化转型，我们不仅解决了原先金蝶系统无法满足的业务多样性需求，还实现了部门间信息的无缝对接，显著提高了数据收集和报告的准确性，简化了复杂的业务流程，大幅缩短了处理时间。
具体来说，通过简道云的应用，我们节省了约48万元的成本，并在每周的数据收集和整理上节约了30小时的时间。这一变化不仅提高了工作效率，还优化了资源分配，使公司能够更加精细化地管理业务流程。
4.2 经验技巧与感悟
在项目实施过程中，我们积累了一系列宝贵的经验。首先，跨部门的沟通和协作是数字化转型成功的关键。我们通过定期的会议和共享平台，确保了信息的透明和流畅。其次，持续的学习和适应新技术对于保持竞争力至关重要。我们的技术小组不断探索简道云的新功能，以满足不断变化的业务需求。
此外，我们认识到，数据驱动的决策对于提高业务效率和质量至关重要。通过简道云收集和分析的数据，我们能够更精确地预测市场趋势，制定更有效的业务策略。
4.3 未来规划与展望
展望未来，星马科技将继续深化数字化转型的进程。我们计划进一步扩展简道云平台的应用范围，探索更多自动化和智能化的可能性，以提高生产效率和产品质量。在2024年年初我们升级成为企业版，并成功增加短信提醒功能，计划于2024年全面开展API平台与插件等业务。
同时，我们也将关注新兴技术的发展，如人工智能和物联网，以寻求与现有系统的整合机会，进一步推动公司的创新和发展。我们相信，通过不断的技术创新和优化，星马科技能够持续引领行业潮流，为客户提供更优质的产品和服务。
在信息化和数字化建设方面，我们将继续投资于人才培养和技术升级，确保公司在快速变化的市场环境中保持领先地位。我们的目标是建立一个更加灵活、高效和智能的企业，以适应未来的挑战和机遇。
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