从纸质台账到AI预审——高校后勤合同履约的数字化跃迁
申报单位：中国矿业大学总务部
简道云应用链接：https://www.jiandaoyun.com/a/699eae320bcd9feb606a73b7
单位背景与业务目标
学校整体简介
中国矿业大学是教育部直属全国重点大学，为教育部、应急管理部与江苏省人民政府共建高校，先后入选国家 “211 工程”“985 优势学科创新平台项目”、国家 “双一流” 建设高校，也是全国首批拥有博士、硕士学位授予权并获批设立研究生院的高校。
学校坐落于 “五省通衢” 江苏省徐州市，设有文昌、南湖两大校区，校园占地 4200 余亩，校舍建筑面积 156 万平方米；现有教职工 3450 余人，在校学生 38000 余名，开设 72 个本科专业。全校 8 个学科跻身 ESI 全球前 1%，工程学学科进入 ESI 全球前 1‰，办学层次与学科综合实力突出。
总务部部门介绍
中国矿业大学总务部是支撑全校教学、科研、师生日常生活的核心后勤保障职能部门。部门内设 5 个管理机关科室、8 个专业业务管理部门，代管及联系合作单位 3 家。
伴随学校后勤社会化改革持续深化，总务部职能正由传统 “管理 + 服务 + 经营” 复合模式，向专业化监督管控单一职能转型。按照学校 “推进后勤社会化改革，构建高质量服务保障体系” 工作总要求，总务部在餐饮、校园运输、商贸、修缮、物资采购等领域引入社会化服务商入校运营，全年管理各类后勤合同近 200 份，多业态并行监管压力较大。
行业背景与核心业务目标
教育数字化是国家重点发展战略，高校后勤作为校园运行的基础板块，其数字化、智能化升级势在必行。面对师生日益增长的数字化服务需求，传统人工监管模式因效率低下、漏洞较多，已难以适配社会化后勤服务的管理要求。
当前，学校现有二十余套后勤业务系统与 IOC 平台之间存在数据割裂、标准不一、缺乏智能风控及闭环督办等短板，合同履约环节长期依赖线下管理，导致数据价值无法有效释放。
基于此现状，我们确立了四大核心建设目标：一是构建风险管控机制，搭建 AI 前置校验、事中督办、事后留痕的全闭环履约监管体系，补齐现有系统履约管控空白；二是实施数据治理，打通合同系统与帆软数据平台链路，统一履约数据标准，盘活后勤合同数字资产；三是实现降本增效，依托简道云自动化流程与内置 AI 智能助手，替代人工重复审核、台账整理等事务性工作，预计全年节省工作时长 500 小时以上，合同执行评审效率提升 100%；四是强化数据赋能，通过 FineBI 可视化看板构建履约指标体系，构建三类 30 个以上数据指标，为服务商考核、合同优化及采购决策提供数据支撑，从而实现数据驱动后勤管理。
本项目以 FineBI、简道云、AI 大模型为核心载体，将传统事后整改的被动管理升级为 AI 前置风控、系统自动督办、数据实时监控的精细化主动管理模式，紧密贴合学校智慧后勤建设与社会化改革的核心需求。
业务现状与差距
当前学校后勤合同管理仅覆盖前端起草、审批、归档环节，履约执行全流程完全线下化，存在明显的数字化断层。多套后勤业务系统独立运行，数据标准不统一、信息孤岛现象严重，无法实现合同履约数据的联动分析。尽管设有专门的合同管理办公室，但其监管职能主要局限于合同签约前流程，而合同执行监管需具备相关专业法律与行业知识，且履约计划依赖人工审核，容错率低，缺乏智能校验等前置风控手段。由于缺少自动化预警与分级督办体系，履约节点遗漏、逾期滞后等问题频发；现有平台仅支持基础数据展示，缺乏深度分析、风险识别及决策赋能能力，无法支撑后勤精细化、数字化管控需求。
工具定位与价值
本项目依托帆软原生产品生态搭建轻量化数字化解决方案，三类工具协同互补、数据同源，形成完整履约监管体系，精准衔接后勤管控战略与一线执行工作：
简道云承担全流程线上化流转与 AI 智能审核，搭建标准化履约表单、自动督办工单体系，依托平台原生 AI 智能助手大模型节点，通过自定义后勤专属提示词，实现合同解析、计划评审、异常分析，无需本地模型部署，低成本实现智能风控。
FineBI 负责数据集成治理与可视化分析，统一多系统数据标准，搭建履约指标看板，实现异常风险高亮、多维下钻分析，补齐智慧后勤 IOC 平台深度管控短板。
整体方案有效填补校内合同履约监管空白，适配多服务商、多类型合同并行监管场景，实现管理补位、人力减负、风险前置、资产沉淀四大核心价值，助力后勤管理标准化、数字化、智能化升级。
业务痛点
业务场景还原
学校后勤社会化改革后，校内工程、服务、货物类合同数量多、覆盖场景广，服务商队伍繁杂。原有履约管理无标准化线上流程，严格区分的工程类、服务类、货物类合同无差异化审批机制，全程依赖线下 Excel 台账、人工核对、线下通知跟进。业务流程存在明显短板：合同信息人工录入审批、履约计划无智能校验、关键任务进度人工跟进、节点提醒全靠手动记录、履约抽查无规范、结项归档全靠纸质材料。多合同并行管理下，极易出现计划与合同条款不符、进度漏报、节点逾期、审核疏漏、结项滞后等问题，管理层无法实时掌握履约动态，问题处置严重滞后，难以适配社会化后勤监管需求。
目前，学校签署合同分为工程类、服务类、货物类三类合同，三类业务监管侧重点各有不同：工程类重点管控分阶段验收与长期质保；服务类按月考核、常态化抽查需求高；货物类聚焦到货验收与售后质保。原有履约管理无差异化线上审批流程，全程依赖线下 Excel 台账、人工核对、线下通知跟进。
线下完整业务链路为：各部门手工填报合同纸质表格、多层线下签字审批→人工手写履约执行计划→管理员依靠日历标记各类履约节点→出现逾期后线下电话沟通整改→项目完工后装订大量纸质材料完成结项。多份合同同步管理时，极易出现计划条款与正式合同不符、进度漏报、质保节点遗忘、抽查无书面记录、结项材料缺失等问题：往年每轮审计、服务商考核，每个部门都需要抽调 1-2 名工作人员集中 3-7 天整理纸质档案，同时每年会出现多起因台账疏漏引发的履约协调纠纷，管理层仅能按月获取线下汇总数据，同时，合同执行过程中约 70% 问题都是在发生后才开始发现处理，问题处置存在明显滞后。
业务痛点说明
- 履约审核全靠人工，无轻量化智能风控。传统模式下履约计划人工编制、逐条核对，极易出现工期、付款、质保条款与合同不符的问题。独立部署本地大模型成本高、运维难、落地门槛大，原有管理模式缺少低成本、轻量化的智能校验手段，履约风险无法前置拦截。
- 节点监管人工依赖度高，无自动化督办体系。履约交付、验收、质保等关键节点无系统自动提醒，多合同并行管理极易遗漏，出现维保断档、质保过期、工期延误等问题，异常情况无自动工单推送，线下沟通处置效率低下。
- 履约过程线下留存，无可视化全域监管。履约进度、验收凭证、整改记录均为纸质存档，无线上追溯链路，IOC 平台无履约专项管控模块，管理层无法穿透查看合同履约细节，只能被动处置已发生问题。
- 无标准化整改闭环，责任追溯无数字化凭证。履约逾期、服务不达标等问题无线上督办、整改、归档闭环，比如在物业服务合同执行过程中，合同约定需要每季度服务满意度测评达到 90% 以上，但审计核查时发现实际满意度测评为 85%，却仍判断为了服务合格，合同履约不到位，而这全依赖于服务商考核需人工整理纸质材料，合规成本高、责任界定难。
- 数据孤岛突出，无法支撑深度决策。各后勤系统数据割裂、口径不一，后勤管理的 8 个专业管理部门，每个业务领域都涉及大量合同，但往往彼此没有关联，个别合同全部在线下执行，无法关联合同约定与服务商实际服务数据，无法搭建履约指标体系，海量数据难以转化为管理抓手。
痛点影响
后勤社会化改革后监管人员缩减，但合同监管体量持续增加，人工台账、合同核对、资料归档等事务性工作占用大量核心监管精力，导致服务商监管精度不足，履约纠纷、整改问题频发，传统本地 AI 方案落地成本高、不适合高校轻量化改造，长期以来后勤信息化重展示、轻应用，无实战型风控与督办能力。同时，无完整线上履约档案，审计、年度考核人力成本高，存在内控整改风险，管理层无法实时获取履约数据，决策存在明显滞后性，制约高质量后勤保障体系建设。
核心方案
本方案基于帆软生态一体化搭建，通过 API 对接校内合同管理系统，实现数据实时同步。依托 FineBI 实现数据治理、可视化监控与风险预警；依托简道云实现全流程线上流转、自动化督办；依托简道云原生 AI 智能助手节点，通过自定义提示词实现全部 AI 能力，无需本地大模型部署，轻量化覆盖合同录入、计划制定、AI 评审、进度更新、分级审批、抽查督办、线上结项全业务闭环，融入学校智慧后勤整体架构。
BI 应用：合同履约全景分析与风险预警看板
合同履约执行分析看板
分层指标体系构建
结合后勤管控与数据治理需求，搭建四大类标准化履约指标，系统实时自动更新，可同步对接校内 IOC 平台复用：
1. 总量基础指标：合同总数、工程 / 服务 / 货物分类合同数量、合同总签约金额、待编制计划合同数、年度已结项合同数；
2. 执行进度指标：按期完成合同份数、关键指标按期执行率、质保期正常管控合同数量；
3. 风险预警指标：7 天内临期节点数量、逾期合同清单、高风险督办合同数量、逾期整改闭环完成率。
三级预警与异常识别机制
系统每日同步全量合同履约数据，设置标准化三级预警：
一级到期提醒：履约节点到期前 5 天自动推送承办人；
二级进度督办：节点到期前 1 天未填报进度，推送至部门负责人及合同计划拟订人；
三级逾期风控：合同逾期满 3 天，预警同步推送总务分管领导，BI 看板标红高亮高风险合同。
BI看板高亮标注逾期、长期无进度的异常合同，支持一键穿透查询合同信息、AI评审报告、督办记录，快速定位问题根源。
多维下钻归因分析
支持按合同业态、承办科室、服务商、签约年份、逾期原因多维度筛选统计，自动归类履约问题成因，按月生成履约分析报表，为服务商准入、考核、合同模板优化提供客观数据支撑。
全流程PDCA管理闭环
看板内置督办工单发起功能，管理人员可在线下发整改任务、明确责任与时限，整改数据自动回流更新指标，形成“异常识别-工单督办-整改落地-数据更新”的完整闭环，实现数据展示与事件处置一体化。
简道云应用：履约业务全流程线上化与移动端督办
全场景线上化改造
系统自动同步校内合同基础数据，消除人工重复录入；针对修缮、维保、采购、物业四类合同搭建专属履约计划模板，统一编制标准；支持验收、整改、结项全流程线上操作，附件材料线上归档，全面替代纸质台账。
标准化分级流转流程
业务流程图
合同信息录入与分级审批：各部门线上录入合同完整信息，依次经过部门负责人、合同办审批；服务类合同额外增设服务办专项审批，实现工程类、服务类、货物类合同差异化管控。
合同信息录入
履约计划制定与AI评审：执行负责人制定含指标占比、时限、责任人的履约计划，提交后自动触发简道云AI智能助手评审，不合规自动退回并附带优化建议，评审通过方可进入执行阶段。
合同执行计划填报
分阶段进度迭代更新：系统自动分发关键任务至对应负责人，定时推送进度更新提醒，单阶段任务完成后自动流转下一阶段，循环迭代直至全部任务落地。
合同执行进度填报
多层级抽查与分级督办：履约全程开启部门、服务办、合同办分层抽查，节点逾期自动分级推送督办工单，实现问题分层处置、全程可控。
合同执行抽查
线上结项终审归档：全部关键任务完成后，执行负责人发起结项申请，上传佐证材料，经分级审批通过后，系统自动归集全流程电子档案，同步更新BI数据看板。
合同终止申请
分级协同与数据穿透
按岗位划分操作权限，实现权责分级管控，支持一键穿透查看合同原文、AI评审报告、历史进度与督办记录，打破岗位信息壁垒，提升协同监管效率。
移动化闭环办公
依托简道云小程序，支持现场验收、进度填报、工单接收，摆脱线下办公局限，所有履约记录线上永久留存，形成全流程可追溯闭环。
AI应用：轻量化智能评审创新模块
AI底层实现方式
本项目无本地大模型部署，完全依托简道云平台原生智能助手大模型节点，通过自定义专属提示词，整合校内合同管理制度、历史案例，形成专属评审逻辑，无需算力部署、模型微调，轻量化落地AI智能能力，大幅降低建设与运维成本。
AI大模型针对执行计划评价
核心AI功能
履约计划智能评审：通过定制提示词自动比对计划与合同条款，执行计划评审prompt参考标准提示词示例，按照角色，目标，限制，工作流的设计思路，从可衡量性、可行性、一致性、风险覆盖度四维评审，自动生成评审报告与修改建议，从源头规避履约漏洞。
提示词示例
自然语言智能问答：支持管理人员以自然语言查询履约数据，降低数据分析门槛，盘活合同数据价值。
三位一体联动逻辑
简道云表单提交计划→AI节点评审并回写结果→FineBI统计履约数据生成看板→异常数据回流推送督办处理，端到端自动化协同，形成完整智能管控闭环。
应用价值
核心业务价值
依托AI前置预审与分级督办机制，有效规避工期延误、结算分歧、质保缺失等履约风险；统一多业态合同履约编制标准，规范社会化服务商服务行为；实现质保节点全周期数字化管控，留存完整履约数据，为服务商考核、淘汰提供客观依据，助力构建高质量后勤服务体系。
管理效率价值
轻量化AI能力替代人工审核，大幅减少事务性工作，无需本地模型运维投入；系统自动提醒、线上督办替代线下沟通，提升监管效率；全流程电子归档简化审计考核资料归集工作；移动端办公优化外勤验收、进度管理流程，全方位实现人力减负、流程提效。
数字资产价值
打通合同履约全链路数据，统一数据标准，建成后勤合同数据基座，可对接校级IOC平台复用；沉淀可迭代的后勤专属AI提示词资产与标准化履约模板；以数据支撑后勤精细化决策，整套轻量化方案可快速复制至校内基建、资产等部门，助力全校教育数字化建设。
项目效益：
1. 人工审核：项目上线前合同执行计划需经过部门主管，服务监督办公室，合同办公室三级人工审核 ，合同平均审核流转时间3天，项目落地后经过 AI 预审，线上流程处理平均时间缩短至2小时，每月可节约30人天事务工时；
2.履约监管：项目上线前合同履约是否执行到位只能通过翻阅合同条款，根据条款逐条核对，特别是涉及服务类合同，3-5年期服务合同每年执行时会有1-3项执行不到位没有及时发现。项目上线后，通过提前制定量化考核指标，合同监管不需要翻阅合同，合同调控执行覆盖率达到100%；
2. 逾期处置：项目上线后首先解决了系统实时预警，逾期问题即刻推送对应负责人，解决过去平均滞后 7天才发现的问题；
3. 审计资料：改造前单次审计需 2 天整理纸质档案，线上系统可 10 分钟导出全套电子履约材料。大幅提升审计效率与审计通过率。
总结沉淀与作品创新点
管理制度化
依托系统落地配套履约管理细则，明确AI评审标准、分级审批流程、督办机制与归档规范，将数字化流程固化为常态化管理制度，保障数字化成果长效落地。
流程自动化
实现合同数据自动同步、AI智能评审、节点自动提醒、逾期分级督办、档案自动归集全流程无人值守流转，适配后勤轻量化监管模式，最大限度减少人工干预。
经验模型化
将校内多年后勤履约管理经验转化为标准化AI提示词规则与履约模板，无需模型训练即可持续迭代优化，实现管理经验数字化、可复用、可升级。
作品总结
项目聚焦高校后勤合同履约数字化监管盲区，针对传统本地AI方案成本高、落地难的行业痛点，基于帆软原生生态打造轻量化AI智能履约监管方案。依托简道云内置大模型节点+自定义业务提示词实现全维度AI能力，无需本地部署、低成本落地智能风控；贴合工程、服务、货物三类合同差异化审批流程，搭建线上全闭环履约体系；结合BI可视化与分级督办机制，构建“数据治理+AI前置风控+自动督办+全域可视”的新型管理模式。项目完全贴合学校后勤真实业务，有效解决后勤社会化改革后监管人员少、合同体量广、履约管控难、数据价值低的核心痛点，能够实现在其他高校复用，具备推广价值。
